Simplificámos as cotações e as pré-reservas

A Paraty Tech lança uma nova ferramenta – o Call Seeker. Após uma análise do setor hoteleiro, foi criado um produto inovador, que surge da necessidade de simplificar a exigente tarefa de cotação de reservas. Esta ferramenta inclui funcionalidades bastante úteis para os departamentos de receção, reservas, vendas, etc.

Os desenvolvimentos que comercializamos são testados pelos nossos Account Managers, de forma a garantir a sua otimização antes da apresentação do produto final ao mercado. Acreditamos que esta é a melhor forma de verificar a utilidade de uma ferramenta e foi assim que surgiram dois dos nossos produtos mais apreciados pelos clientes – o Price Seeker e o módulo Business Intelligence. Criados inicialmente para utilização interna, rapidamente se converteram em produtos essenciais para o setor hoteleiro.

O Call Seeker surgiu de forma semelhante, sendo uma versão mais completa do sistema de cotação de reservas e gestão de pré-reservas já utilizado pelos agentes da Ring2Travel, que sentiam, muitas vezes, dificuldades em fornecer um preço seguro por telefone ou por email. Foi precisamente com o feedback dos agentes e do próprio setor hoteleiro que nasceu a ideia de trabalhar e otimizar esta ferramenta, de modo a transformá-la numa solução autónoma, pronta para ser utilizada pelos nossos clientes.

O que é o Call Seeker?

O Call Seeker é uma ferramenta de cotação de reservas e de gestão de pré-reservas, através da qual é possível acompanhar o hóspede durante todo o processo de compra até à concretização da reserva. No entanto, as possibilidades que oferece são muitas mais e, de certa forma, acaba por se comportar também como uma espécie de CRM, graças à sua integração com a nossa extranet, onde estão guardados todos os passos associados a qualquer pedido de preços por parte dos clientes do hotel: quando foi feito, qual foi o pedido, quem atendeu, que preço foi dado, por quanto tempo a oferta foi mantida, se a reserva foi materializada ou não, etc.

Principais funcionalidades

O menu do Call Seeker permite, com um só clique:

• Visitar o website oficial do hotel
• Consultar os respetivos dados
• Aceder à secção de ofertas
• Gerir uma reserva através da secção Minhas Reservas

Acessos rápidos e diretos, que facilitam a consulta de informação e a resolução de tarefas de forma simples, como cancelar ou modificar uma reserva, desde que as condições tarifárias associadas o permitam.

No entanto, a principal utilidade da ferramenta surge quando o hóspede contacta o hotel para pedir uma cotação. Através do menu, no apartado “Motor de Reservas”, o agente que atende pode realizar uma consulta em tempo real, configurando os dados que lhe forem indicados e utilizando diversos filtros:

• Filtros standard: data de check-in, data de check-out, número de quartos, código promocional, número de adultos e número de crianças. Estes são os parâmetros habituais de qualquer motor de reservas.
• Filtros adicionais: poderá selecionar o mercado em que deseja fazer a pesquisa, aceder aos preços reais do país de origem do cliente e selecionar o idioma do mesmo (muito importante para enviar o email de pré-reserva no idioma do cliente).
• Filtros especiais:
  • Ignorar estadias mínimas: Caso o hotel tenha interesse, poderá selecionar esta opção para gerar cotações, independentemente do número de noites selecionadas.
  • Ignorar disponibilidade: havendo ou não disponibilidade, a pesquisa apresentará resultados para que possa verificar o preço para as datas e parâmetros inseridos.
  • Mostrar a oferta mobile: é habitual carregar ofertas ou tarifas especiais dependendo do dispositivo e, esta funcionalidade, permitirá que faça a pesquisa tendo em consideração os preços mostrados nos dispositivos móveis.

Ao clicar em “Pesquisar”, os resultados são exibidos de acordo com os parâmetros inseridos. Depois de selecionado o quarto e os possíveis serviços adicionais, chegamos à última etapa do processo de reserva, onde são inseridos os dados do hóspede e outras opções muito interessantes:

• Preço manual: Esta opção permite ao hotel modificar manualmente o preço (por quarto ou por estadia). No caso de algum cliente entrar em contacto afirmando ter encontrado um preço mais barato na Booking.com, por exemplo, o hotel consegue, facilmente, modificar a reserva para corresponder à oferta da OTA. Pode ainda inserir o motivo da alteração de preço num campo destinado para o efeito e a qualquer momento poderá também restaurar o preço original com um único clique.
• Validade da pré-reserva: por defeito, a pré-reserva permanece ativa por 48 horas, embora seja possível modificar este período para aumentar o número de dias ou, ao contrário, para reduzir o número de dias ou horas, através da secção “Cotações de Reservas” da extranet.

• Bloquear disponibilidade: durante o período de vigência da pré-reserva, o hotel poderá vender todos os seus quartos. Ativar o campo “Bloquear disponibilidade” garante a disponibilidade do quarto selecionado até que a pré-reserva expire.
• Bloquear preço: também pode acontecer que desde o momento da pesquisa até que o hóspede decida concluir a reserva, os preços do hotel, para os mesmos parâmetros de pesquisa, tenham mudado. Clicando em “Bloquear Preço”, o hóspede poderá garantir o mesmo preço enquanto a pré-reserva estiver ativa.
• Criar pré-reserva e enviar e-mail de cotação: após todos os parâmetros estarem definidos, é gerada uma pré-reserva que ficará disponível na secção “Cotações de Reservas” do backoffice e, se o hóspede desejar, poderá receber um e-mail que terá um link para retomar a reserva a partir da última etapa, com todos os seus dados já inseridos (desde que os tenha fornecido). O link funcionará durante o período de validade configurado pelo hotel (48 horas por defeito, mas poderá ser modificado manualmente). A equipa do hotel também pode recuperar a reserva para a concluir no backoffice (caso o hóspede entre em contacto novamente e o solicite).
• Integração com gateway de pagamento: todas as formas de pagamento que a unidade tiver configuradas no motor de reservas, estarão disponíveis no Call Seeker, incluindo o Paraty E-Payments, o nosso sistema de pagamentos, que permite ao cliente receber um link para pagamento com cartão de débito ou crédito.
• Integração com o Clube de Fidelização: caso o hotel possua um programa de fidelização, a partir do Call Seeker será possível aceder aos dados do hóspede ou mesmo registá-lo para que possa usufruir das vantagens associadas.

O Call Seeker já está disponível para todos os clientes da Paraty Tech e/ou Ring2Travel e em breve realizar-se-á um webinar, para demonstrar a ferramenta em ação. Poderá entrar em contacto com o seu account manager para solicitar mais informações.